Projekte – Erfolgreiche HR‑ & IT‑Transformationen

Danke!

Wir werden uns so schnell wie möglich mit Ihnen in Verbindung setzen.

Datenschutz-Einstellungscenter

Wir verwenden Cookies und ähnliche Technologien, um auf Ihre Daten zuzugreifen und sie für die unten aufgeführten Zwecke zu verwenden. Bitte stimmen Sie der Verwendung von Cookies auf dieser Website zu. Aktivieren Sie einen oder mehrere der unten aufgeführten Cookie-Typen und speichern Sie anschließend Ihre Einstellungen.

Einwilligungspräferenzen verwalten

Leistungs Cookies

Diese Cookies ermöglichen es uns, Besuche und Traffic-Quellen zu zählen, damit wir die Leistung unserer Website messen und verbessern können. Sie helfen uns dabei, zu erfahren, welche Seiten am beliebtesten und am wenigsten beliebt sind, und zu sehen, wie sich Besucher auf der Website bewegen. Alle Informationen, die diese Cookies sammeln, werden aggregiert und sind daher anonym. Wenn Sie diese Cookies nicht zulassen, wissen wir nicht, wann Sie unsere Website besucht haben, und können deren Leistung nicht überwachen.

Funktionale Cookies

Diese Cookies ermöglichen es der Website, erweiterte Funktionen und Personalisierungen anzubieten. Sie können von uns oder von Drittanbietern gesetzt werden, deren Dienste wir auf unseren Seiten integriert haben. Wenn Sie diese Cookies nicht zulassen, funktionieren einige oder alle dieser Dienste möglicherweise nicht ordnungsgemäß.

Targeting-Cookies

Diese Cookies ermöglichen es der Website, erweiterte Funktionen und Personalisierungen anzubieten. Sie können von uns oder von Drittanbietern gesetzt werden, deren Dienste wir auf unseren Seiten integriert haben. Wenn Sie diese Cookies nicht zulassen, funktionieren einige oder alle dieser Dienste möglicherweise nicht ordnungsgemäß.

Unbedingt erforderliche Cookies

Always Active

Diese Cookies sind für die Funktion der Website erforderlich und können in unseren Systemen nicht deaktiviert werden. Sie werden in der Regel nur als Reaktion auf von Ihnen vorgenommene Aktionen gesetzt, die einer Anfrage nach Dienstleistungen entsprechen, wie z. B. das Festlegen Ihrer Datenschutzeinstellungen, das Anmelden oder das Ausfüllen von Formularen. Sie können Ihren Browser so einstellen, dass er diese Cookies blockiert oder Sie darüber informiert, aber dann funktionieren einige Teile der Website nicht mehr. Diese Cookies speichern keine personenbezogenen Daten.

Building Independence: A Digital HR Transformation Journey

Download

Das Projekt und die Projektziele

Unser Kunde, ein börsennotiertes Ingenieurunternehmen mit Schwerpunkt auf elektrochemischen Anlagen, hat sich zum Ziel gesetzt, seine HR-Landschaft durch die Implementierung einer modernen HR-Suite zu transformieren. Da das Unternehmen eine Ausgliederungsinitiative aus der IT-Infrastruktur des Konzerns durchführen muss, bestand das primäre Ziel darin, digitale Unabhängigkeit von den alten konzernweiten IT-Tools zu erreichen, die Gehaltsabrechnung durch Outsourcing zu optimieren und mit SuccessFactors eine neue Benutzererfahrung einzuführen.

Die Ziele des Projekts konzentrierten sich auf die Einrichtung einer unabhängigen HR-Plattform zur Verwaltung der zentralen HR-Daten, der Lohnabrechnung und der Zeiterfassung. Ein zentrales Ziel war es, vollständige Unabhängigkeit von den Systemen der Muttergesellschaft zu erreichen und damit die Strategie des Unternehmens für digitale Transformation und operative Selbstständigkeit zu unterstützen.

Um diese Ziele zu erreichen, wurde für das Projekt ein ehrgeiziger Zeitplan für eine schnelle Inbetriebnahme in Deutschland festgelegt, der die Fertigstellung innerhalb eines Jahres vorsah. Dazu wurden SuccessFactors Employee Central (EC), EC Time (Time Off und Time Sheet), Employee Central Payroll (ECP), Concur, ein Projektzeiterfassungstool und eine Lösung für elektronische Dateien (E-File) eingesetzt, um einen reibungslosen Übergang von den Altsystemen für die deutsche Niederlassung zu gewährleisten.
Unterstützung durch HCM

Das HCM-Team spielte eine zentrale Rolle bei der Umsetzung des digitalen HR-Transformationsprojekts und übernahm die gesamte Projektleitung (PM) und die Aufgaben des Projektmanagementbüros (PMO) sowie die vollständige technische Verantwortung für die Module „Employee Central“ und „Time Management“. Zusätzlich zur Überwachung dieser Kernbereiche leistete das Team wichtige Unterstützung bei der Integration und setzte dabei auf engagierte Integrationsexperten und einen Lösungsarchitekten, um eine nahtlose Konnektivität zwischen den Systemen sicherzustellen.

Dank ihrer Führungsqualitäten, ihrer technischen Expertise und ihrem kooperativen Ansatz gelang eine reibungslose Umstellung der Gehaltsabrechnung und eine effektive Integration, während Teamarbeit, Anpassungsfähigkeit und Wissensaustausch dafür sorgten, dass das Projekt sowohl im Zeitplan als auch im Budget blieb. Die vielfältigen Hintergründe der Teammitglieder stärkten die Zusammenarbeit zusätzlich und trugen wesentlich zur Erreichung der Projektziele bei.
Herausforderungen und Mehrwert für den Kunden
Zu den wichtigsten Herausforderungen gehörten:
- Verwaltung des Übergangs von Verantwortlichkeiten von einem früheren Anbieter nach dem Ausscheiden wichtiger Mitarbeiter während des Projekts.
- Die ursprüngliche Kosten- und Aufwandsabschätzung spiegelte die Anforderungen des Kunden nicht vollständig wider, sodass eine Neuplanung und Anpassungen erforderlich wurden.
- Verzögerungen bei mehreren parallelen Initiativen erforderten die schnelle Entwicklung von Workarounds und vorläufigen Integrationslösungen.
- Unvorhergesehene Herausforderungen, darunter Budgetabweichungen und Ressourcenengpässe, machten eine Anpassung der Zeitpläne des Kunden, Neuverhandlungen und den Einsatz zusätzlicher Ressourcen erforderlich, um die neu entstandenen Anforderungen zu erfüllen.
Seit dem Start hat das Projekt Folgendes erreicht:
- Eine verbesserte Benutzererfahrung mit einheitlichem Zugriff auf HR-Anwendungen.
- Reduzierte Gesamtbetriebskosten – durch ausgelagerte Assisted Maintenance Services (AMS) und Business Process Outsourcing (BPO)-Dienstleistungen.
- Digitaler Zugriff auf personenbezogene Daten für alle Mitarbeiter, wodurch der manuelle Aufwand innerhalb des HR-Teams erheblich reduziert wird.
- Verbesserte interne Schulungen und Wissensaustausch.
- Aufbau einer starken, agilen und flexiblen HR-Organisation.
Erkenntnisse und Fazit

Das HR-Suite-Projekt unterstrich die Bedeutung einer soliden Ressourcenplanung und einer umfassenden frühzeitigen Erfassung der Anforderungen für erfolgreiche Initiativen zur digitalen HR-Transformation. Das Projekt zeigte, dass das Vertrauen auf einen einzigen Experten ein erhebliches Risiko darstellt, während realistische Aufwandsschätzungen unerlässlich sind, um unerwartete Herausforderungen zu vermeiden.

Proaktive Kundenbindung, schnelle Datenbereitstellung und klar definierte Verantwortlichkeiten der Stakeholder wurden als entscheidende Faktoren für den Projekterfolg identifiziert. Eine effektive funktionsübergreifende Zusammenarbeit, transparente Kommunikation und integrierte Datenvalidierung verbesserten die Gesamtergebnisse des Projekts.

Darüber hinaus trugen optimierte Change-Management-Prozesse und die Betreuung von Nachwuchskräften positiv zur Teamleistung bei. Diese Erkenntnisse werden in unseren Ansatz für zukünftige Projekte einfließen und sicherstellen, dass wir unseren Kunden weiterhin hochwertige Ergebnisse liefern können.

Zu den wichtigsten Erfolgen zählte die erfolgreiche Implementierung aller Module, die schließlich zur ersten Gehaltsabrechnung und Auszahlung für alle Mitarbeiter führte. Trotz Änderungen im Umfang und Verzögerungen im Zeitplan des Kunden ermöglichten das Engagement und die kooperative Herangehensweise des Teams eine zeitnahe und effektive Umsetzung. Das Projekt stellte das Team vor erhebliche Herausforderungen, doch dank der unermüdlichen Teamarbeit und der produktiven Partnerschaft mit dem Kunden konnte eine zukunftsfähige HR-Plattform geschaffen werden, die als Vorbild für die weitere Transformation dient.

Driving Global HR Excellence: Payroll and Time Management Transformation

Das Projekt und die Projektziele

Ein globaler Anbieter von Heiz- und Kühlungslösungen hat sich mit der HCM Consultant Group zusammengetan, um seine Lohn- und Gehaltsabrechnungs- sowie Zeiterfassungssysteme in mehreren Regionen zu modernisieren. Die Initiative umfasste die Migration von einem alten Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem zur lokalen SAP-Lösung für die Lohn- und Gehaltsabrechnung (PY) in Großbritannien und die Implementierung von SAP Time Management in Japan, um den neuen Arbeitsvorschriften zu entsprechen. Beide Projekte zielten darauf ab, die Effizienz zu steigern, die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen und die umfassendere Strategie des Unternehmens zur digitalen Transformation zu unterstützen.

In Großbritannien bestand das Hauptziel darin, die Gehaltsabrechnung für eine vielfältige Belegschaft von 400 Mitarbeitern, Fabrikarbeitern und Rentnern von einem veralteten System auf ein neues System umzustellen, bevor dessen Support auslief. Das Projekt zielte darauf ab, die Genauigkeit der Gehaltsabrechnung zu verbessern, Berechnungen zu automatisieren und die gesetzlichen Vorschriften in Großbritannien einzuhalten, während es sich nahtlos in die globale SAP-Roadmap des Unternehmens integrierte.

In Japan lag der Schwerpunkt auf Compliance-Maßnahmen. Die jüngsten Änderungen im Arbeitsrecht erforderten eine robuste Zeitmanagementlösung, um die ordnungsgemäße Erfassung von Arbeitszeiten, Urlaubsansprüchen und Überstundenberechnungen zu gewährleisten. Darüber hinaus war die Verbesserung der HR-Prozesse und Berichtsfunktionen eine wichtige Priorität.
Unterstützung durch HCM und Herausforderungen
Die HCM Consultant Group spielte bei beiden Projekten eine entscheidende Rolle, indem sie fachkundige Beratung, technische Umsetzung und Unterstützung beim Änderungsmanagement leistete. In Großbritannien leitete HCM die Migration des Lohnabrechnungssystems, verwaltete die Datenintegrität, kümmerte sich um die Systemintegration und schulte die Lohnbuchhalter, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. In Japan unterstützte das Team die Implementierung von SAP Time Management, stellte die Einhaltung der neuen Vorschriften sicher und optimierte die HR-Prozesse im Hinblick auf mehr Effizienz.

Projekt in Großbritannien:
- Zeitliche Einschränkungen: Das Ende des Supports für das alte Lohnabrechnungssystem erforderte eine schnelle Umstellung ohne Einbußen bei der Genauigkeit.
- Komplexe Anforderungen an die Belegschaft: Das Lohnabrechnungssystem musste unterschiedliche Mitarbeiterklassifizierungen, gesetzliche Verpflichtungen und Rentensysteme berücksichtigen.
- Datenmigration: Historische und rückwirkende Gehaltsabrechnungsdaten mussten sorgfältig migriert werden, um Genauigkeit und Integrität zu gewährleisten.
- Systemintegration: Die Gehaltsabrechnung musste nahtlos in das Finanzmodul von SAP und BACS für die Zahlungsabwicklung integriert werden.
- Änderungsmanagement: Die Schulung der Gehaltsabrechnungsadministratoren und die Überwindung von Widerständen gegen neue Prozesse waren wichtige Hürden, die es zu überwinden galt.
Japan-Projekt:
- Fehlender ordnungsgemäßer Start: Da kein strukturierter Start erfolgte, wurde das Änderungsmanagement zu Beginn nicht priorisiert.
- Komplexität der Compliance: Die Anpassung an sich ändernde Arbeitsvorschriften erforderte eine sorgfältige Abstimmung mit den gesetzlichen Anforderungen.
- Keine klaren Messgrößen: Der Erfolg des Projekts hing eher von der Kundenzufriedenheit als von vordefinierten Leistungskennzahlen (KPIs) ab, was die Fortschrittsverfolgung erschwerte.
Mehrwert und gewonnene Erkenntnisse
Die HCM Consultant Group hat durch beide Projekte erhebliche Vorteile erzielt:
- Verbesserte Effizienz: Die Automatisierung der Lohnabrechnungsprozesse und der Zeiterfassung reduzierte den manuellen Aufwand und verbesserte die Verarbeitungsgeschwindigkeit.
- Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Die neuen Lösungen stellten die vollständige Einhaltung der britischen Lohnabrechnungsgesetze und der japanischen Arbeitsvorschriften sicher.
- Datengenauigkeit und -sicherheit: Optimierte Datenmigration und verbesserte Berichtsfunktionen, erhöhte Transparenz und Entscheidungsfindung.
- Skalierbarkeit: Die Systeme wurden so konzipiert, dass sie zukünftiges Wachstum und weitere Prozessautomatisierung unterstützen.
- Kundenvertrauen: Der erfolgreiche Abschluss dieser Projekte führte zu einem laufenden Supportvertrag für die Lohn- und Gehaltsabrechnung, was das Vertrauen in die Kompetenz von HCM widerspiegelt.
Gewonnene Erkenntnisse:
- Gemeinsame Planung ist entscheidend: Eine frühzeitige Abstimmung mit den Beteiligten minimiert Verzögerungen und gewährleistet eine reibungslose Umsetzung.
- Datenintegrität ist wichtig: Sorgfältige Datenbereinigung und Migrationsprozesse verhindern Probleme nach der Inbetriebnahme.
- Flexibilität ist entscheidend: Die Anpassung an unerwartete Herausforderungen wie enge Fristen und sich ändernde Compliance-Anforderungen ist für den Erfolg unerlässlich.
- Schulungen fördern die Akzeptanz: Praktische Schulungen helfen Administratoren und HR-Teams, neue Systeme sicher zu übernehmen.
Schlussfolgerung

Diese Erfolgsgeschichte unterstreicht die Fähigkeit der HCM Consultant Group, komplexe HR- und Gehaltsabrechnungsumstellungen unter strengen Terminvorgaben durchzuführen. Durch die Erfüllung unmittelbarer betrieblicher Anforderungen bei gleichzeitiger Gewährleistung langfristiger Skalierbarkeit hat HCM seinen Ruf als zuverlässiger Partner für die digitale Transformation gefestigt. Die laufenden Supportverträge bestätigen das Vertrauen des Kunden in die Fähigkeiten von HCM und ebnen den Weg für zukünftige Zusammenarbeit und Innovationen.

Seamless Payroll Consolidation: From Legacy Systems to Modern SAP ECP

Download

Das Projekt und die Projektziele
Ein führendes multinationales Telekommunikationsunternehmen stand vor der Herausforderung, seine Lohnabrechnungssysteme zu modernisieren und zu konsolidieren. Da drei veraltete SAP-HCM-Lohnabrechnungssysteme unabhängig voneinander betrieben wurden, war die Integration und Konsolidierung der Daten in einem einheitlichen und modernen System erforderlich. Das Unternehmen entschied sich für SAP ECP (Employee Central Payroll), das sich nahtlos in das bestehende SAP-SuccessFactors-Employee-Central-Core-HR-System integrieren muss. Unser Team analysierte, verarbeitete und migrierte die Stammdaten der Mitarbeiter, einschließlich der für die Lohnabrechnung relevanten Daten.

Jahrelang hatte das Unternehmen drei separate SAP-HCM-Systeme für die Lohnabrechnung in verschiedenen Geschäftsbereichen und Abteilungen verwendet. Diese dezentralen Systeme führten zu Ineffizienzen, Redundanzen und erhöhten Betriebskosten. Darüber hinaus war die Pflege und Verwaltung der Daten in diesen Systemen umständlich und fehleranfällig.

Das Hauptziel des Projekts bestand darin, die Gehaltsabrechnungsdaten aus den drei bestehenden SAP-HCM-Systemen im neuen SAP-ECP-System zu konsolidieren. Zu den Zielen gehörten:
- Datenanalyse und -verarbeitung: Detaillierte Analyse bestehender Daten, Bereinigung und Harmonisierung.
- Datenkonsolidierung und -zuordnung: Zusammenführung von Daten aus verschiedenen Systemen und Anpassung an die Struktur des neuen SAP-ECP-Systems.
- Datenmigration: Verschiedene Eingabetechniken, wie z. B. Legacy System Migration Workbench (LSMW), um einen reibungslosen Datentransfer in das SAP-ECP-System zu gewährleisten.
- Validierung und Test: Gründliche Überprüfung der migrierten Daten und umfangreiche Tests, um Genauigkeit und Vollständigkeit sicherzustellen.
Unterstützung durch HCM

Datenanalyse und verarbeitung

Unser Team begann mit der Analyse der vorhandenen Daten in den drei SAP-HCM-Systemen. Dabei wurden Dateninkonsistenzen, Duplikate und veraltete Datensätze identifiziert. Mithilfe fortschrittlicher Datenanalysesoftware, vor allem der Knime Analytics Platform, haben wir die Daten bereinigt und harmonisiert, um eine solide Grundlage für die Migration zu schaffen.

Datenkonsolidierung und zuordnung

Nach der Bereinigung haben wir die Daten aus den verschiedenen Systemen konsolidiert. Unser Team entwickelte ein detailliertes Zuordnungsschema für die Datenstruktur des neuen SAP-ECP-Systems. Wir haben jede Dateneinheit sorgfältig zugeordnet, um eine genaue Migration in das neue System zu gewährleisten.

Migration und Integration

Die kritischste Phase war während der produktiven Migration, in der wir mit dem Import der Daten in das produktive System begannen und Stichproben und Kontrollen durchführten, um einen reibungslosen Ablauf des Prozesses zu gewährleisten. Da sich das Produktions- und das Testsystem völlig unterschieden, mussten wir einige Änderungen in der Produktion spontan vornehmen. Wir haben die Daten gesperrt, um sicherzustellen, dass keine böswilligen Akteure sie nach der Extraktion ändern oder manipulieren konnten. Außerdem haben wir eine automatische Validierung in den Prozess integriert, um sicherzustellen, dass das Tool die Daten nicht versehentlich verändert.

Wir führten die Datenmigration in mehreren Phasen durch, um das Risiko von Datenverlusten oder -beschädigungen zu minimieren. Unser Team verwendete bewährte Migrationstools und -methoden wie das bereits erwähnte Knime, die Analytics Platform und das Standard-SAP-LSMW, um Daten sicher und effizient in das SAP-ECP-System zu übertragen. Gleichzeitig konfigurierten wir eine Punkt-zu-Punkt-Integration mit dem bestehenden SAP-SuccessFactors-Employee-Central-Core-HR-System, um einen nahtlosen Datenfluss zwischen den Systemen zu gewährleisten.

Validierung und Testing

Nach der Migration haben wir umfangreiche Tests durchgeführt, um die Genauigkeit und Integrität der migrierten Daten zu überprüfen. Diese Tests umfassten automatisierte Tests und manuelle Überprüfungen durch unser Expertenteam und das Lohnbuchhaltungsteam des Kunden. Wir haben Unstimmigkeiten umgehend behoben, um sicherzustellen, dass die Datenmigration den höchsten Qualitätsstandards entsprach.

Wir haben die Test-/Validierungsphase mit einem Testsystem durchgeführt, das sich hinsichtlich Datenvolumen und Alter vom Produktionssystem unterschied. Wir konnten viele Probleme erkennen, jedoch nicht alle.
Herausforderungen und Mehrwert für den Kunden
Die größte Herausforderung bestand darin, sich an Änderungen im Prozess und Design anzupassen. Bei der Planung der Migration blieben wir sehr flexibel, da Entscheidungen über den Zielort bestimmter Daten erst in letzter Minute getroffen wurden. Diese Entscheidungen hatten Auswirkungen auf die von uns verwendeten Tools und Prozesse. Daher mussten wir flexibel vorgehen und die Lösung modular und anpassungsfähig gestalten, um die Migration erfolgreich abzuschließen. Die Harmonisierung erwies sich während des Projekts als Herausforderung. Diese Herausforderung unterstreicht die Bedeutung von Veränderung und Kommunikation, um relevante Stakeholder über Änderungen in Systemen und Prozessen zu informieren. Die Kommunikation kann bei Online-Projekten besonders schwierig sein, da sie die Möglichkeiten der Zusammenarbeit einschränkt.

Dank der erfolgreichen Umsetzung des Projekts konnte das Unternehmen erhebliche Verbesserungen in der Lohnabrechnung und Datenverwaltung erzielen. Zu den wichtigsten Vorteilen zählen:
- Effizienzsteigerung: Durch die Konsolidierung der Gehaltsabrechnungssysteme wurden Prozesse optimiert und Betriebskosten gesenkt.
- Datenintegrität: Eine gründliche Bereinigung und Harmonisierung der Daten führte zu einer höheren Genauigkeit und Zuverlässigkeit der Gehaltsabrechnungsdaten.
- Verbesserte Integration: Die nahtlose Integration in das bestehende SAP SuccessFactors Employee Central Core HR-System gewährleistet konsistente und aktuelle Daten in allen HR-Prozessen.
- Zukunftssicherheit: Das moderne SAP ECP-System hat das Unternehmen für die Herausforderungen der Zukunft im Bereich der Gehaltsabrechnung und des HR-Datenmanagements gerüstet.
Der Kunde verfügt nun über ein statt drei Lohnabrechnungssysteme, was eine enorme Verbesserung der betrieblichen Effizienz darstellt. Er muss nicht mehr drei Systeme warten und aktualisieren, sondern nur noch eines.
Erkenntnisse und Fazit
- Stellen Sie sicher, dass von Anfang an die richtigen Tools zur Verfügung stehen, unter Berücksichtigung des Umfangs und Volumens der Daten.
- Stellen Sie sicher, dass Junior-Entwickler mit Senior-Entwicklern zusammenarbeiten, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.
- Stellen Sie sicher, dass Rollen und Verantwortlichkeiten vor Beginn klar definiert sind. Wir mussten viele Kundenressourcen bereitstellen, da diese Hilfe bei der Erledigung bestimmter Aufgaben benötigten.
- Persönliche Treffen des Projektteams sind entscheidend für die Schaffung einer guten Teamkultur und ermöglichen eine Zusammenarbeit auf einer anderen Ebene.
- Veränderungen und Kommunikation sind bei der Integration mehrerer Systeme innerhalb eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten gut informiert sind.
Die erfolgreiche Migration der Gehaltsabrechnungsdaten aus drei älteren SAP-HCM-Systemen zu SAP Employee Central Payroll (ECP) markiert einen entscheidenden Moment in der digitalen Transformation des Unternehmens. Durch sorgfältige Planung, umfassende Datenanalyse und fachkundige Umsetzung meisterte unser Team erhebliche Herausforderungen und sorgte für einen reibungslosen Übergang. Ein einheitliches Lohnabrechnungssystem steigert die betriebliche Effizienz, verbessert die Datenintegrität und gewährleistet eine nahtlose Integration in bestehende HR-Prozesse. Diese modernisierte Infrastruktur positioniert das Unternehmen für zukünftiges Wachstum und ermöglicht es ihm, bevorstehende Herausforderungen im Bereich der Lohnabrechnung und des HR-Datenmanagements effektiv zu bewältigen.

A SuccessFactors Full-Suite Implementation

Download

The Project

Our customer is a globally operating company with over 30 legal entities in 18 countries. This diverse global presence also comes with a unique set of challenges. Varying cultures, personalities, and perspectives led to inconsistencies in handling processes, resulting in different approaches to HR Leadership and the absence of a uniform platform. Because of this, the company was missing reporting capabilities across the group, making it difficult to extract, analyse and report people data such as headcount, FTE, and turnover volumes – information critical for organisational control.

To address these challenges, a unified HR System Landscape was introduced – a single global software instance with employee and manager self-service capabilities (ESS and MSS) designed to support best-practice business processes:

– The foundation of the implementation was to roll out SAP SuccessFactors Employee Central for managing employee core data of all business units.

– Several additional SAP SuccessFactors Talent Suite modules were implemented, including Recruiting, Onboarding, Learning, Performance and Goals, Succession and Development, and Compensation.

– On a global level, available to all countries, PeopleDoc was introduced – an intelligent cloud filing system to host the personnel files for all employees across the group.

In collaboration with our partner company Nagarro, we closely supported the customer during the global and local introduction of these software modules in the workstreams Project Management, SuccessFactors System Architecture, Business and System Support, Data Migration, Software-Testing, and Change & Communication.
How HCM Supported The Customer

Project Management

The team supported the customer’s project management activities, including the strategic planning and monitoring of timelines and milestones, resource allocation, risk mitigation and budget controlling. Acting as the interface between the project sponsor, the internal stakeholders, the software service provider, and the local HR responsible, the team strongly fostered collaboration among the stakeholders and ensured the project’s quality standards.

SuccessFactors System Architecture

The workstream established a cohesive and unified HR Core system with Employee and Manager Self-Service functionalities (ESS and MSS). Additionally, they seamlessly integrated all SuccessFactors Talent Modules into the system, enabling the customer to run global talent processes efficiently, supported by real-time reporting and trend analysis capabilities, which provide valuable insights into critical HR metrics.

Business and System Support

Through a thorough analysis of the client’s HR operations, the project team provided expert guidance on optimising HR business processes using SuccessFactors. They identified opportunities to streamline workflows, enhance efficiency, and improve overall HR effectiveness. The project involved workshops and consultations with key stakeholders to gather requirements and align SuccessFactors with the client’s unique HR needs. The team then provided strategic recommendations on configuring SuccessFactors modules to align with best practices and industry standards.

Data Migration

In the Data Migration workstream, the team supported the customer with exporting the core and compensation data from the legacy systems. It worked with the raw data and additional transformations to prepare the data for import into Employee Central. With the expertise in handling diverse data requirements, the team was also able to deal with complex setups and data sets of specific countries.

Software-Testing

The team meticulously tested the SuccessFactors Suite on global and country-specific levels for all 18 countries involved. In addition to developing the test cases, the team orchestrated essential test phases, including data migration testing, iteration testing and user acceptance testing. Coordinating with 40 local testers worldwide, the team overcame challenges such as short timeframes per country by running test phases in parallel for multiple countries and providing vital support to local HR during testing.

Change & Communication

A comprehensive change approach was developed to support the customer in managing change effectively, creating and coordinating the distribution of Go-Live communication and transformation material for all countries. Based on best practice approaches and proven change management methods (e.g., change impact analysis), the team ensured seamless alignment and successful change management.

PeopleDoc

Implementing PeopleDoc as a cloud-based personnel file for all employees presented unique challenges, particularly concerning document retention in compliance with local legal requirements. The team adeptly streamlined various local legal approaches, following best practices and legal advice to ensure a smooth implementation of the PeopleDoc solution.
Added Value For The Customer

The successful implementation of Employee Central, several talent modules and PeopleDoc brought significant value to the customer and transformed their HR landscape in the following ways:

Streamlined HR Processes:

With the unified HR-core system, the company achieved standardised and efficient HR processes across global operations, better aligning with strategic objectives.

Enhanced Collaboration:

The new system landscape facilitated improved collaboration among business units, fostering knowledge sharing and best practice adoption.

Transparency and Data Accessibility:

The implemented solution offered enhanced data transparency, providing real-time insights into critical HR metrics such as headcount, FTE, and turnover volumes. Managers and employees gained self-service capabilities, empowering them to access relevant information at their fingertips.

Improved Reporting Capabilities:

With a robust reporting framework, the company achieved seamless cross-corporate reporting, enabling data-driven decision-making at all levels of the organisation.

Global Standardisation:

The successful implementation of the HR Suite introduced a standardised approach to HR processes and practices globally, creating a cohesive experience for all employees and supporting the company’s efforts in cultivating a strong employer brand.

In conclusion, the successful implementation of SAP SuccessFactors marked a milestone in the company’s journey of weaving tradition with innovation. Enhanced efficiency, collaboration, and data-driven decision-making formed the basis of the successful Go-Lives for more than 30 Legal Entities in 18 countries within 18 months. This sets the stage for a dynamic future strengthened by the power of a unified HR ecosystem.

Informationssicherheit

Download

The Project
As an essential part of a global Group program, the project to increase information security with Group-wide implementation was approved.

The main objectives of the project are:
- Identification of all information in need of protection throughout the Group
- Determination of the need for protection of the identified information
- Ensuring adequate protection with the help of behavioural, organisational, and technical protective measures
- Creation of a strong awareness of responsible handling of sensitive information among
all employees
- Preparation of the transfer to the line organisation
How HCM has supported the group's customers

As a long-standing consulting partner, the consultants of the HCM Consultant Group took over several international sub-projects in national subsidiaries in the USA, Asia, as well as in various countries of the EU. Furthermore, our consultants realised sub-projects in Germany, e.g. in the national sales organisation, at several production sites as well as in central functions in the holding company.

The respective sub-projects comprised the development of the individual project structure with the aim of collecting all information of the organisation(s) concerned in the countries. This section of the functions required for the complete coverage of the respective companies was decisively influenced by the consultants of the HCM Consultant Group. To this end, our consultants were able to successfully contribute their many years of experience in globally active companies.

Furthermore, our consultants identified the sub-project managers and experts on site, developed the respective project plans as well as onboarding and ongoing support of the project teams in the respective national and international companies.

Where necessary, the consultants of the HCM Consultant Group conducted their own workshops with experts for the identification, classification and evaluation of current and future protective measures for the relevant information. This made it possible to ensure for the client that all sub-projects were carried out in a targeted manner in accordance with the global project approach.

In the final stage of the project, the consultants of the HCM Consultant Group designed and implemented essential activities for the transfer to line operation. This included, on the one hand, consulting services for national companies or central functions for staffing the resources required there and, on the other hand, central further developments of the available project results with the aim of an efficient continuation by the future line organisation. In addition, the HCM Consultant Group was able to effectively support project communication, e.g. in the development of a global info package.

In addition to the technical challenges related to identifying and securing valuable information within all processes of the Group, intercultural diversity in combination with the often very different boundary conditions for implementing the global project in the various countries posed a particular challenge. Nevertheless, it was possible to deliver the required quality results in all sub-projects and, through the direct and personal commitment of our consultants, to increase awareness of the topic of information security in the respective local units.

The result of the two-year global project is reflected in a significantly increased awareness of the topic of information security among employees in the company’s business area.

The support of the consultants of the HCM Consultant Group has made visible the crown jewels that need increased information protection.

The action points concerning risk minimisation in the handling and storage of information were developed together with the customer and the implementation was accompanied by the HCM Consultant Group.

At the end of an intensive two-year global project, the participating consultants of the HCMConsultant Group are very pleased to have significantly supported the customer in securing their competitive advantages.

Global LMS Implementation

Download

The task

The original task was to make it much easier for a subgroup to use the various training systems for its users and to reduce the complexity of the associated system landscape. A standardized global learning management process was to be newly developed and implemented on an innovative system platform. The expectations placed on usability, flexibility and efficiency should be met as well as the special requirements on data security and IT operation in a GxP-regulated environment.

In connection with a restructuring of the Group, a program was set up with the aim of redesigning, optimising and centrally providing the business support processes previously distributed throughout the Group. This led to an adaptation of the original task to the conception of a new HR-IT strategy.

A cloud/SaaS solution emerged early on as a future scenario, particularly for talent management. Based on its experience and expertise in this field, HCM Consultant Group GmbH was commissioned to actively and independently support the Learning Management program in the pilot phase as well as in the worldwide rollout in the following subtasks:

•Preliminary study and provider selection

•Project Management and PMO

•Change & Communication Management

•Technical specification and configuration

•Rollout
The Project

In the project, which was aligned to the specifications and boundary conditions of the subgroup, the expectations and requirements for a new learning IT management strategy with a globally uniform process and system were first determined in a preliminary study and solution and change scenarios were derived.

When it became clear that a sustainable strategy for talent management as a whole was being pursued at the Group level, the two initiatives came together, the learning management issue became part of the overall Group program and the results of the preliminary study were seamlessly incorporated into the extended overall strategy. The results included, in particular, the Cloud/SaaS solution and its providers, which was determined according to a dedicated evaluation procedure involving all key stakeholders.

A key criterion for this selection, and thus a requirement for the project, was the replacement of the three largest legacy systems, including the processes implemented on them for learning management within the Group. As a result, the new Cloud/SaaS software was to be aimed at all employees (approx. 100,000) of the company. Further criteria were the consideration of special data protection guidelines and regulatory requirements.

The migration and rollout strategy adopted followed a system-based approach, in which, after the order of the legacy systems to be replaced had been determined, the first was converted for a pilot group to better master the complexity on a small scale and gain experience for all subsequent rollouts (different countries, languages, systems, etc.).

In the project methodology, a hybrid approach was successfully pursued with the aim of taking classic and agile project management principles into account and applying them in a targeted manner.

At the beginning of 2018, after more than 2 years of project duration, the last of the three largest legacy systems for learning management was successfully replaced on schedule and, like all the others before it, by the new cloud solution.
This is how HCM supported the customer in their project
HCM Consultant Group GmbH and its team supported the project from the preliminary study onwards and were thus able to make a significant contribution to the success of the project. The following consulting services were provided for the customer, among others:

Preliminary study and provider selection
- Collection, consolidation and prioritisation of business requirements.
- Selection of Cloud/Saas software and providers.
Project Management and PMO
- Definition of project framework, project organisation, project goals and milestones.
- Conception and implementation of an effective and efficient project infrastructure.
- Creation of templates for the project team.
- Regular exchange and status report appointments with all working groups.
- Preparation of reports and presentations for the programme and steering committee.
- Quality, cost and risk management.
- Preparation and monitoring of internal and external audits.
- Preparation, management and follow-up of regular full-day workshops.
- Coordination of parallel rollouts in cooperation with the rollout strategy team.
- Regular exchanges with the other projects of the programme.
- To create and promote a culture of strong team spirit.
Change & Communication Management
- Creation of regular newsletters for all stakeholders.
- Regular question & answer sessions and documentation in the FAQs.
- Preparation, implementation and follow-up of early business walkthroughs.
- Creation of informative targeted presentations for stakeholder meetings.
- Presentation of the project in programme and company events.
- Central coordination of communication activities across all countries.
Technical specification and configuration
- Mediation between customer and cloud provider for the purpose of a tailor-made implementation.
- Coordination with the other projects in the programme on technical topics
- Creation and updating of technical documents such as the Configuration Workbook.
- Preparation and implementation of the release upgrade with the internal technical team.
Rollout
- Development of a system-based rollout strategy.
- Creation and maintenance of rollout plan and rollout suitcase (best practice toolbox).
- Planning, implementation and follow-up of rollout workshops.
- Collection of old systems as a planning basis for their subsequent replacement.
- Close coordination with tangent document mgmt. project beyond the program.
- Further development of rollout strategy and rollout suitcase for third-party LM systems.
Added value for the customer
With the globally unified learning management process and cloud system, the project has achieved the following main benefits for the customer:
- A high degree of standardization, scalability, and calculable maintenance effort.
- Fast implementation of innovations and reaction to changes.
- Cost reduction by harmonising the process and system landscape.
- Availability of consistent global reporting.
- Increased user-friendliness through uniform availability of the training offer.
- Access to training information at any time and from any location.
Looking to the future, customers will also be able to use the implemented cloud solution via mobile devices.

HR Cloud Provider Selection

Download

The customer

Covestro is one of the world’s leading manufacturers of high-tech polymer materials. As an innovative company, Covestro works on the production of environmentally friendly materials and manufacturing processes. With 16,200 employees in more than 30 locations worldwide, the company generated sales of 14.1 billion euros in fiscal 2017. Covestro has been listed on the stock exchange since October 2015 and has been listed on the DAX since March 2018.
The task

From a strategic point of view, Covestro opted for a highly standardised HR cloud solution that was not very personnel-intensive in terms of support, as a replacement for the previous On-Premise SAP HR system. Based on its expertise and experience in this field, HCM Consultant Group GmbH was commissioned to advise Covestro on the selection of a suitable cloud provider and to actively accompany the selection process.
The Project

The first step in the “HR Cloud Provider Selection” project was to develop the criteria for evaluating the new HR Cloud solution and its providers. The “Longlist” pre-selection of possible providers based on market analyses formed the basis for the actual selection process:

Request for Proposal (RfP). The HR Cloud Providers of the Longlist were asked for details about their service within the scope of an RfP procedure. For this purpose, the project team designed an evaluation catalogue with detailed professional and technical requirements. In addition, information on the price model and support model was also requested.

Workshops at process level: Expert teams from Covestro and the offering cloud providers deepened the exchange on crucial sub-areas of the business and technical requirements from the RfP. The knowledge gained from this was incorporated into the “Evaluation Score Card” developed during the project. Other key criteria were the pricing model of the providers, their behaviour during the RfP process and their financial stability and willingness to invest in the ongoing development of your cloud solution.

System presentation and usability: In the course of a live demonstration, the cloud was able to present the functionality of its systems using HR processes selected by Covestro. Different groups of employees evaluated the usability of the HR cloud solutions offered. The result was a shortlist of the favoured 3 HR Cloud/SaaS providers.

Decision and selection: Contract negotiations have started with the remaining 3 HR Cloud/SaaS providers. Their results, combined with the findings of the Evaluation Score Card and strategic considerations about the HR IT orientation of Covestro, led to the decision.
This is how HCM supported Covestro in its project

HCM Consultant Group GmbH was already Covestro’s HR/IT consulting partner for the 2015 carve-out from the Bayer Group. It was thus able to contribute the in-house know-how acquired there together with its best practice expertise from other cloud provider selection projects in the best possible way to the advantage of the customer. The consulting spectrum included the conception of the RfP, the creation of the Evaluation Score Card including the applicable evaluation system and usability criteria as well as the creation of the business case for the implementation project of the future HR Cloud Solution.
Added value for Covestro
The HR cloud provider selection was a core component of the overall project to replace the HR system landscape at Covestro which was taken over by Bayer in 2015. On its basis, the provider selection could be made reliably and the migration to the new HR Cloud solution could be successfully carried out in the meantime.

The HCM Consultant Group made a significant contribution to the success of the project with the following results:
- Selection process, selection criteria.
- Conception and execution of the RfP.
- Development and creation of the Evaluation Score Card and its evaluation system.
- Preparation of the business case for the subsequent HR Cloud implementation project.
- Preparation and execution of workshops with providers including evaluation.
- Decision preparation.

Standardisierung des Signaturautorisierungs prozesses

Download

Introduction

Since August 2012, the approximately 110,000 employees at Bayer worldwide have been able to apply for and obtain authorisation to sign signatures via a completely digitalised and standardised process. The process was implemented as a self-service process in the global Bayer SAP HR system. The process throughput time could be reduced from several weeks to an average of 1-2 days. The HCM Consultant Group accompanied the entire project as a consulting partner and assumed overall project management during the implementation phase.

“Thanks to the technical expertise, methodical approach and comprehensive project management know-how of the HCM Consultant Group, we have succeeded in redesigning the “Signing Authorisations at Bayer” process worldwide and introducing it on schedule. I would like to express my sincere thanks to the HCM Consultant Group for the excellent cooperation”.

Thomas Beyer, Head of Holding Services in the Corporate Office of Bayer AG
The customer

Bayer is a global company with core competencies in health care, agriculture, and high-tech materials. In fiscal 2012, Bayer generated sales of EUR 39.8 billion with around 110,000 employees. Three subgroups and three service companies operate independently under the management of the management holding company, Bayer AG. It defines the common goals, strategies, and processes of the Bayer Group as a whole. This also includes the signature authorisation process.
The task

Whether it was a matter of power of attorney, signing authority for purchasing or signing incoming invoices, the process from application to approval of such signing rights often took several weeks at Bayer in the past and was characterised in some cases by unclear organisational responsibilities, procedural breaks, isolated technical solutions and high operating costs. In short, it needs improvement for a global company that values flexibility and efficiency. For this reason, Bayer AG launched a project in 2011 with the aim of significantly improving the existing process, i.e. making it uniform, simpler and faster. The main idea was to integrate the signature authorisation process as a self-service into the existing HR process and system landscape.
HCM has supported Bayer AG in its project

The HCM Consultant Group has been Bayer’s consulting partner for many years and has supported the project right from the start. The range of consulting services included both content support in the preliminary study and planning phase of the project as well as the co-design of the overall project management and the coordination of cross-departmental and interdisciplinary teams. HCM was assigned overall project management for the implementation phase.
Added value for Bayer
Since August 2012, Bayer has had a globally standardised and completely digitalised signature authorisation process that can be used by around 110,000 employees in over 154 companies worldwide. For this purpose, 13 different signature authorisation categories are available. The authorisations stored here are delivered to the corresponding order and release processes. While in the past the process lead time was sometimes several weeks, the new self-service solution reduced it to an average of 1-2 days. This leads to annual savings of several hundred thousand euros in running costs.

The main benefits of the new solution include the following points:
- Fully electronic paperless application and approval process
- High standardisation and process transparency
- Clear responsibilities and responsibilities throughout the process
- Significantly shortened process runtime
- Increased user-friendliness
- Clear authorisation concept
- Reduction of running costs
- Integration into the existing process and system landscape

Project Management Audit Consulting

Download

The task

Under the heading “Excellence in Learning”, the implementation of a uniform learning strategy with a harmonised learning management process on a uniform cloud-based system platform was initiated for the customer. The associated project was part of a multi-year strategic corporate program for all HR processes.

To best prepare the learning management project team for the planned internal follow-up audits, the HCM Consultant Group was commissioned because of its expertise in this area to make the necessary preparations and to provide assistance in an initial internal audit.
The pilot audit
The pilot audit for the Learning Management project (LM project for short) was carried out according to the usual timetable in the following phases:
- Initialisation and preparation of the audit,
- Carrying out the audit,
- Reconciliation of results and audit report.
The processes described in the customer’s own QM system and their specific characteristics carried out by the program formed the test basis for the scheduled audits. The following main topics were identified for the pilot audit:
- Project Management,
- Risk Management,
- Controlling,
- Change Management/Communication/Lessons Learned.
All participants rated the pilot audit for the LM project as successful. The summary of the audit report highlights:
- The project is impressively structured and follows the project instructions of the program,
- The auditors received a very good impression of the project management,
- The implementation of the programme rules is adequate and efficient.
In addition, the Decision Log used in the LM project attracted positive attention and was recommended as a template for use in other projects.

Following the express wish of the client, not only formalities were checked, but also possible improvement potential for the LM project itself was identified and discussed in the sense of a consulting audit, and appropriate measures were derived and documented.

In conclusion, the auditor confirmed that the audit was conducted in a very positive and constructive atmosphere, that the persons examined were well prepared, that all desired information could be provided immediately and that communication was characterised by cooperation, transparency and openness.
How HCM supported the customer during the pilot audit
The HCM Consultant Group GmbH supported the customer from the beginning of the pilot audit and was able to contribute significantly to its success due to its relevant experience. The following consulting services were provided for the customer, among others:

Initialisation and preparation of the audit
- Description of the scope, objective and approach of the LM project,
- Presentation of the expectations of the contracting division and the auditors,
- Creation of a common understanding between all parties involved,
- Request documentation for the main topics identified,
- Coordination of appointments with contact persons.
Carrying out the audit
- Structuring and inspection of the documents provided,
- Conducting interviews with project management and the project management team,
- Clarification of questions and presentation of the “red thread”,
- Presentation of the documents to the auditors.
Result reconciliation and audit report
- Verification of the results with the LM project,
- Discussion of the auditor’s report,
- Coordination and communication of measures.
Added value for the customer
The pilot internal audit of the Learning Management project provided the following main benefits for the customer:
- Determination of project and project management status through objective external view,
- Valuable recommendations for action and advice on process optimisation,
- Improved positioning and acceptance of internal auditing,
- Gaining routine in dealing with processes and tools of audits,
- Greater willingness on the part of stakeholders to participate constructively in follow-up audits,
- Building trust with external auditors,
- Improved positioning of the LM project in the company (project marketing),
- Sample case of a large internal project with a very high percentage of changes.
Concerning further internal and external audits, the course and results of the pilot audit provided valuable information and templates for the entire program and other projects in the customer group.

Projektmanagement-Standardisierung

Download

Introduction

To support the introduction of a framework for the procedural uniform approach in IT projects at a globally operating group – an important task for the customer to ensure a uniform implementation of projects that is nevertheless tailored to the respective conditions.
The customer

The customer is a globally operating and leading company in its industry and is represented by its several thousand employees in over 100 countries around the world. With his wide range of products, he successfully addresses a wide range of customers.
The task

In the past, the customer group acted decentrally and therefore the locations independently. To be able to react to rapidly changing environmental conditions and thus remain competitive, a global IT strategy was required. This included the introduction of a global ERP solution. As part of the strategy implementation, it was also necessary to standardise the approach for implementing global projects and to ensure that the requirements of future audits were met. The HCM Consultant Group was brought in with its experience in this area.
The approach

For the implementation of uniform IT project management standards, a multi-stage procedure has been deﬁned:

In the ﬁrst step, a basic project life cycle was determined, from the initiation, through planning and implementation, to the completion of a project and the relevant documentation requirements identified for the respective project phases. At the same time, criteria for project prioritisation have been determined. The prioritisation, that will be deﬁned when a project is released, results in the minimum requirement for the documentation that a project must meet, i.e. a project with high priority has to meet all documentation requirements identiﬁed in the project life cycle. In contrast, a project with low priority has to fulﬁl them only partly. As a result, the eﬀort for the documentation is lean and appropriate for the respective project.

In the second stage, the ﬁrst document templates for use were created. After their ﬁnal acceptance, they were presented and explained in more detail to the project managers in separate appointments and then introduced. When the ﬁrst templates were introduced, the documentation requirement was initially restricted to the top-priority global and local projects. There were two reasons for this. First, documentation is the most important for projects with the highest priority. Secondly, with the limited introduction and a step-by-step introduction process, it seemed better possible to achieve acceptance for these innovations by the project participants compared to a complete introduction at once, since the project documentation is often perceived as a time-consuming and therefore unpleasant activity that prevents the actual project work.

In addition, the creation of a manual for the deﬁned IT project management standards had been started, which describes the project life cycle in its entirety.

On the one hand, the expansion of a uniform documentation of all important and always the same aspects, at the times speciﬁed in the project cycle, was pushed ahead across all projects. On the other hand, the target-oriented access to these templates enabled the project managers to save time from then on for the creation of documents, since they only had to be ﬁlled in concerning their project. This was advantageous, for example, when a new project had to be applied for. In addition to the usual project description and naming of the project goals for each project, the scope was always clearly delineated and significant milestones were already mentioned at that time.
How HCM supported the customer
The HCM Consultant Group initially supported the customer‘s IT PMO in reviewing the project life cycle and the deﬁned document templates that had already been created. Here she gave tips on useful adjustments and additions. Furthermore, she supported the customer in the creation of a project management manual.

In the further course, during the introduction phase of the document templates, the focus of the tasks changed from the IT PMO to a concrete team of the IT infrastructure department. Here, the HCM Consultant Group specifically supported the project managers in their projects with the highest priority in the implementation of the new IT project management standards and beyond. She supported the team in:
- Creation of decision papers for the management,
- Creation and maintenance of project plans,
- Communication with the IT managers of the countries worldwide,
- Coordination of internal and external project participants and activities,
- Promotion and mapping of project progress,
- Execution of regular status reporting meetings as well
- Ensuring proper project documentation.
Added value for the customer

The HCM Consultant Group was able to incorporate its many years of experience when introducing IT project management standards and thus make an important contribution to the customer on the way to lean and eﬀective IT project management. Thus, the customer is also well prepared for potential audits regarding project documentation in the future.

Beyond, the HCM Consultant Group was able to ensure, for example, in a project that new network components went live at a foreign location, despite diﬃcult conditions in times of Corona pandemic. These consisted of both an announced signiﬁcant delay in delivery of the required hardware due to the lockdown caused by the coronavirus in many countries and the access restrictions to the company. Through close alignment with the customer team and subsequent targeted coordination of activities, the challenges were overcome in collaboration with the team in Germany, the country‘s IT manager and other external service providers. In the end, the hardware could still be delivered two months earlier, relevant IT components could be conﬁgured and then, with an exemption and subject to conditions, the hardware could be installed, tested and successfully went into operation on site, shortly before the Go-Live of the new ERP solution in this country.

Training in globalem Innovationsprojekt

Download

Overview
- Request – creation of training materials for a new process for automatic generation and approval of standard contracts.
- Solution – support in the creation of target group-speciﬁc training documents and a training video. Oﬀer of diﬀerent target group speciﬁc training forms
- Benefit – Rapid understanding of the new process and system functionalities per target group; high acceptance of new solutions by users
The Customer

Bayer HealthCare (BHC) Pharmaceuticals is one of the largest pharmaceutical companies in the world. In 2012, it generated sales of more than 10 billion euros with its nearly 38,000 employees.
The Project

To ensure a high level of quality and safety for the company‘s products, BHC Pharmaceuticals attaches great importance to regular cooperation with healthcare professionals (HCPs) and medical institutions (HCOs). The exchange of services and the related payments to HCPs and HCOs must always be based on written agreements. Due to the worldwide increasing strict regulation of the pharmaceutical industry as well as the increasing number of contracts, it became necessary to optimise the process of contract creation.

In December 2012, the ﬁrst contract was drawn up with the help of the new process. After completing an online questionnaire, the user can generate a draft contract as a Word document and then start the electronic approval workﬂow. This innovation is now available to employees worldwide.
The Support of HCM

The introduction of the new process was accompanied by a target group-speciﬁc training concept including e-training. The HCM Consultant Group GmbH (HCM) was commissioned to create the training materials. In successful cooperation with the Bayer project team, HCM was able to make a very valuable contribution to the project and the approximately 200 users. A self-produced video also provided a vivid overview of the new process.

In this way, the users could be comprehensively trained.
The Result

Positive feedback from all over the world shows that the new process has also been successfully introduced thanks to on-schedule training. With the new process, the project team won the Bayer Business Services (BBS) Award 2013 in the „Quality“ category. This prize is awarded annually for outstanding IT projects in the Bayer Group worldwide.

PeopleDoc-Implementierung

Download

The customer

Die Exyte Group ist ein international tätiges Unternehmen mit Hauptsitz in Stuttgart, welches Standorte in über 17 Ländern hält. Die Kerntätigkeiten des Unternehmens liegen in der Gebäudetechnik und dem Anlagenbau. Eine Spezialisierung liegt dabei auf der Reinraumtechnik für Halbleiter-, Biopharma- und Life-Science-Industrie. Weltweit beschäftigt das Unternehmen über 5000 Mitarbeiter und weist einen Jahresumsatz von 3,9 Mrd. Euro aus (2019).
The task

Das Kernziel des Projekts „OneHR“ bei Exyte lag in der Konsolidierung verschiedener Software- und Datenspeicherlösungen mit besonderem Fokus auf Compliance im HR-Bereich. Aufgrund der großen Anzahl verschiedener Organisationen, verteilt über mehrere Länder, wurden neue zentrale Cloud-Lösungen eingeführt, welche die Arbeit für HR sicherer, schneller und transparenter machten.
The approach

Um die Anforderungen an Compliance, Datensicherheit und -verfügbarkeit umzusetzen, wurden mehrere neue Softwarelösungen parallel eingeführt. Ein compliance-seitiger Fokus lag dabei unter anderem auf der Einhaltung von rechtlichen Aufbewahrungsfristen für die Personalakten der Mitarbeiter.

Vor der Umsetzung des Projekts wurden die meisten Personalakten von HR auf internen SharePoint-Servern oder in SAP-Inpuncto aufbewahrt. Die eingesetzten Speicherlösungen variierten dabei von Land zu Land, sodass kein einheitlicher Ansatz vorhanden war. In einigen Ländern wurden Dokumente zudem größtenteils in Papierform vorgehalten. Aufgrund dieser unübersichtlichen Aufbewahrungssituation der Personaldokumente in den einzelnen Ländern war es für HR kaum oder nur mit großem Aufwand möglich, die vorhandenen Dokumente fristgerecht nach Ablauf einer Aufbewahrungsfrist zu vernichten.

Um den gesamten Ablauf des Dokumentenmanagements in den einzelnen HR-Abteilungen zu optimieren, wurde die Cloud-Software ‚People-Doc‘ eingeführt. People-Doc ermöglicht die sichere und einfache Speicherung von Personalakten und erzeugt durch die ständige Möglichkeit der Dokumenteneinsicht von Mitarbeiter- sowie HR-Seite eine große Gesamttransparenz. Die Speicherung der Dokumente kann in People-Doc durch automatische Löschungen nach Ablauf von gesetzlichen Aufbewahrungsfristen beendet werden.

Nach der technischen Implementierung von People-Doc bestand der größte Teil des Projekts aus der Migration der bestehenden Personalakten von den dezentralen Altsystemen in People-Doc hinein. Hierbei wurden unterschiedliche technische Methoden in Abhängigkeit von Dokumentenanzahl und Art des Altsystems gewählt. Das Projekt umfasste in einem Zeitrahmen von ca. einem Jahr die Migration sämtlicher Personaldokumente ausgeschiedener und aktiver Mitarbeiter der Exyte Group. Die Migrationen der Dokumente wurden auf Länderebene für die verschiedenen Organisationen durchgeführt. Insgesamt wurde die Software in 17 verschiedenen Ländern für über 20 Organisationen in insgesamt 8 Projektwellen ausgerollt.
How HCM supported the customer

Die Unterstützung von HCM lag während des Projekts auf dem Projektmanagement und der Projektleitung zur Einführung der neuen Softwarelösungen und Durchführung zahlreicher Datenmigrationen. Über die gesamte Projektlaufzeit wurden in Summe über 200.000 Dokumente aus verschiedenen Altsystemen in die neue Cloud-Lösung überführt. Die Steuerung und Kommunikation wurden maßgeblich als Bindeglied zwischen HR und IT-Seite eingesetzt.
Added value for the customer

Durch die Konsolidierung der Dokumentenspeicherung mit PeopleDoc konnte für Exyte eine übergreifende Cloud-Lösung etabliert werden, welche größte Sicherheits- und Compliance-Ansprüche erreicht. Der HR-Workflow wurde maßgeblich verbessert, da alle relevanten Dokumente sehr schnell in der Cloud gefunden und aufgerufen werden können. Dokumente, welcher keiner Aufbewahrungsfrist mehr zugeordnet werden, werden automatisch aus dem System entfernt. Dies sichert die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Dokumente ab und verringert die manuellen Überprüfungen durch HR-Mitarbeiter. Zusätzlich können nun Serienbriefe automatisch direkt in der Cloud generiert und den korrekten Mitarbeiterprofilen zugordnet werden. Durch die Möglichkeit für die Mitarbeiter jederzeit auf Ihre gespeicherten Dokumente zugreifen zu können wird Transparenz und Vertrauen gefördert.